Không phải khi chuyển file Excel sang PDF lúc nào cũng gặp vấn đề lỗi font nhưng trong một số tình huống, sai sót không mong muốn này có thể gây ra những hậu quá đáng ngại. Vậy làm thế nào để tránh tình trạng trên một cách triệt để? Sau đây là thông tin mà Laptop Thinkpad chia sẻ về cách chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi font rất chi tiết và dễ thực hiện.
Cách chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi font
Chuyển đổi file Excel sang PDF mà không gặp vấn đề về font đòi hỏi sự chú ý đến cả trong quá trình tạo tài liệu và quá trình chuyển đổi. Bằng cách thực hiện theo đúng các hướng dẫn dưới đây, bạn có thể tạo ra các tệp PDF chất lượng cao, giữ nguyên định dạng và font mà không gặp phải vấn đề không mong muốn.
Cách chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi font
Cách 1: Sử dụng tính năng tích hợp trong Excel:
- Mở tệp Excel mà bạn muốn chuyển đổi.
- Chọn tab “File” -> “In” -> “Export”.
- Click chọn “Create PDF/XPS Document”, sau đó nhấn “Create PDF/XPS”.
- Chọn vị trí lưu và nhấn “Publish”. Bạn có thể đặt tên và lưu tệp PDF.
Cách 2: Sử dụng Microsoft Print to PDF:
- Mở tệp Excel và chọn tab “File” -> “Print”.
- Chọn “Microsoft Print to PDF” trong danh sách máy in.
- Chỉnh phần cài đặt theo yêu cầu và nhấn nút “Print”.
- Chọn vị trí lưu và đặt tên cho tệp PDF vừa được chuyển đổi.
Cách 3: Sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF bên ngoài:
- Sử dụng các ứng dụng chuyển đổi PDF như Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF hoặc trực tuyến như SmallPDF hoặc ilovepdf.com.
- Mở tệp Excel trong ứng dụng và sử dụng tính năng chuyển đổi PDF.
Cách 4: Sử dụng Google Sheets:
- Mở tệp Excel bằng Google Sheets.
- Trong Google Sheets, chọn “File” -> “Download” -> “PDF Document (.pdf)”.
Cách 5: Kiểm tra các cài đặt font trong Excel:
- Trước khi chuyển đổi, đảm bảo rằng font được sử dụng trong tệp Excel đã được cài đặt trên máy tính của bạn.
- Vào tab “Home” -> “Format” -> “Format Cells” để kiểm tra và chắc chắn rằng các font được sử dụng có sẵn trên máy tính.
Hướng dẫn chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi font
Bước 1: Kiểm tra font trước khi chuyển đổi
Trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi, hãy kiểm tra font trong file Excel của bạn. Đảm bảo rằng tất cả các font được sử dụng đều được cài đặt trên hệ thống của bạn. Nếu có bất kỳ font nào không được cài đặt, bạn có thể gặp vấn đề khi chuyển đổi sang PDF.
Bước 2: Sử dụng “Save As” trong Excel
Một cách đơn giản để chuyển đổi file Excel sang PDF là sử dụng tính năng “Save As” trong Excel. Dưới đây là các bước chi tiết:
- Mở file Excel của bạn.
- Chọn menu “File” và chọn “Save As”.
- Chọn định dạng “PDF” từ danh sách các định dạng lưu.
- Nhấn “Options” để mở cửa sổ tùy chọn.
- Chọn “Entire Workbook” nếu bạn muốn chuyển đổi toàn bộ bảng tính hoặc chọn các tùy chọn khác tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
- Nhấn “OK” để xác nhận và sau đó nhấn “Save” để hoàn thành quá trình chuyển đổi.

Ngoài tính năng tích hợp của Excel, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm chuyển đổi PDF chuyên nghiệp như Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF, hoặc các dịch vụ trực tuyến như SmallPDF. Các công cụ này thường cung cấp nhiều tùy chọn tinh chỉnh để đảm bảo font được bảo toàn khi chuyển đổi.
Bước 3: Kiểm tra kết quả
Sau khi chuyển đổi, hãy mở file PDF để kiểm tra xem font có được bảo toàn đúng cách hay không. Nếu có vấn đề nào đó xuất hiện, bạn có thể quay trở lại và điều chỉnh tùy chọn chuyển đổi trong Excel hoặc sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF để tối ưu hóa kết quả.
Thông tin liên hệ
Những thông tin trên hi vọng bạn có thể hiểu rõ và thêm những kiến thức trong việc lựa chọn và sử dụng laptop hiệu quả. Liên hệ tới Laptop Thinkpad để được nhân viên lành nghề, cũng như chuyên gia tư vấn cũng như cung cấp sản phẩm Laptop Lenovo Thinkpad p1 gen 4 Hãy làm khách hàng may mắn nhé!
Câu hỏi thường gặp
Có nhiều lý do khiến quá trình chuyển đổi file Excel sang PDF gặp vấn đề về font:
Font không được cài đặt trên hệ thống: Khi font sử dụng trong tệp Excel không tồn tại trên máy tính nơi bạn mở file PDF, hệ thống sẽ cố gắng thay thế font. Điều này có thể dẫn đến thay đổi không mong muốn trong giao diện và kiểu chữ.
Tính năng chuyển đổi mặc định của Excel: Một số tính năng chuyển đổi tích hợp trong Excel có thể không hoàn toàn tương thích với các font đặc biệt hoặc định dạng phức tạp. Điều này có thể dẫn đến mất thông tin về font khi chuyển đổi sang PDF.
Phiên bản và cập nhật phần mềm: Sự không tương thích giữa phiên bản Excel và các phiên bản phần mềm chuyển đổi PDF hoặc cách chúng tương thích với font có thể gây ra vấn đề lỗi font.
Cấu hình tùy chọn chuyển đổi không chính xác: Nếu không cấu hình đúng các tùy chọn chuyển đổi khi lưu file Excel thành PDF, có thể xảy ra sự thay đổi trong font chữ và định dạng.
Phức tạp trong cấu trúc file Excel: Các bảng tính có thể chứa nhiều định dạng và tính năng phức tạp, và quá trình chuyển đổi có thể không hiệu quả đối với một số yếu tố đặc biệt.
Để giảm thiểu tình trạng lỗi font khi chuyển đổi từ file Excel sang PDF, có một số bước bạn có thể thực hiện:
Kiểm tra và cài đặt font trên hệ thống.
Sử dụng tính năng “Save As” của Excel -> chọn “Entire Workbook”.
Sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF chuyên nghiệp như Adobe Acrobat.
Kiểm tra và điều chỉnh tùy chọn nhúng font khi chuyển đổi.
Giảm thiểu định dạng phức tạp trong file Excel.
Đảm bảo cập nhật mới nhất cho Excel và phần mềm chuyển đổi.
Kiểm tra kết quả trên nhiều thiết bị trước khi chia sẻ.