Chuyển đổi file Excel sang định dạng PDF không chỉ giúp bảo vệ nội dung mà còn tạo thuận lợi khi chia sẻ tài liệu. Tuy nhiên, một số người dùng thường gặp vấn đề khi file PDF xuất ra có tình trạng nhảy trang không mong muốn. Đừng lo, sau đây Laptop Thinkpad sẽ cung cấp tới bạn cách chuyển file Excel sang PDF không bị nhảy trang vô cùng thuận tiện cho công việc.

Cách chuyển file Excel sang PDF không bị nhảy trang

Chuyển đổi file Excel sang PDF mà không gặp vấn đề nhảy trang không khó, nhưng đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đối với bố cục của tài liệu. Bằng cách tuân thủ các bước dưới đây và sử dụng các công cụ chuyển đổi phù hợp, bạn sẽ có thể tạo ra file PDF với định dạng chính xác và bố cục được bảo toàn mà không gặp vấn đề nhảy trang. 

Lưu ý khi áp dụng cách chuyển file Excel sang PDF không bị nhảy trang

Khi thực hiện quy trình chuyển đổi file Excel sang PDF mà không gặp vấn đề nhảy trang, có một số điểm cần lưu ý để đảm bảo tệp PDF cuối cùng có định dạng đẹp và dễ đọc. Đầu tiên, quan trọng nhất là kiểm tra và điều chỉnh kích thước trang trong Excel trước khi thực hiện chuyển đổi, đảm bảo nó phù hợp với yêu cầu cụ thể. Hãy lựa chọn kích thước trang chuẩn như A4 hoặc Letter để đảm bảo tính tương thích khi in và xem trên nhiều thiết bị.

Ngoài ra, điều chỉnh margin là một bước quan trọng để duy trì không gian trắng xung quanh trang khi chuyển đổi. Hạn chế sử dụng margin quá lớn, vì điều này có thể làm mất thông tin quan trọng khi tạo tệp PDF. Xác định tỉ lệ trang 1:1 để giữ nguyên tỉ lệ trang của tệp Excel cũng là một điều quan trọng.

Nếu sử dụng tính năng in ảo, hãy kiểm tra và điều chỉnh cài đặt trang in ảo để đảm bảo phản ánh đúng cách trang trình bày trong Excel. 

Nếu chọn sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF, hãy ưu tiên các ứng dụng chất lượng để giữ nguyên định dạng và kiểu trang trình bày. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành tệp PDF để đảm bảo rằng mọi trang hiển thị đúng cách và không có vấn đề về nhảy trang. 

Cuối cùng, nếu có thể, hãy sử dụng phiên bản PDF mới nhất để đảm bảo tính tương thích với các trình xem PDF và các thiết bị khác nhau. Bằng cách này, bạn sẽ có thể tạo ra tệp PDF chất lượng cao từ file Excel mà không gặp phải vấn đề không mong muốn về trang trình bày.

Hướng dẫn chuyển file Excel sang PDF không bị nhảy trang

1. Sử dụng tính năng “Save As PDF” có sẵn trong Excel:

Bước 1: Mở File Excel của bạn: Mở tài liệu Excel mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF.

Bước 2: Chọn “File” và “Save As”: 

• Click chọn tab “File” ở góc trái trên cùng cửa sổ Excel.
• Chọn “Save As” để mở cửa sổ lựa chọn định dạng lưu.

Bước 3: Chọn định dạng PDF: Trong cửa sổ “Save As”, chọn định dạng “PDF” từ danh sách các định dạng file.

Bước 4:Thiết lập trang In (Print Setup):

• Nhấp vào nút “Options” hoặc “More Options” (tùy theo phiên bản Excel).
• Trong cửa sổ mới xuất hiện, chọn tab “Page Setup”.

Bước 5: Tắt tính năng “Fit to”: Đảm bảo rằng tùy chọn “Fit to: [x] page(s) wide by [x] tall” không được chọn.

Bước 6: Lưu và chuyển đổi: 

• Nhấp “OK” để lưu các thiết lập.
• Nhấp “Save” để chuyển đổi tài liệu Excel sang định dạng PDF.

2. Sử dụng công cụ chuyển đổi PDF trực tuyến:

Nếu bạn vẫn gặp vấn đề với tính năng “Save As PDF” của Excel, bạn có thể sử dụng các công cụ chuyển đổi PDF trực tuyến miễn phí. Dưới đây là các bước:

Bước 1: Chọn một công cụ chuyển đổi PDF trực tuyến: Sử dụng một trong những công cụ như SmallPDF, Zamzar, hoặc Online2PDF.

Bước 2: Tải lên File Excel của bạn: Truy cập trang web của công cụ chuyển đổi và tải lên file Excel cần chuyển đổi.

Bước 3: Chọn tùy chọn chuyển đổi: Lựa chọn tùy chọn chuyển đổi, đồng thời đảm bảo rằng không có tùy chọn nhảy trang được kích hoạt.

Bước 4: Chờ và tải xuống File PDF:

• Chờ cho quá trình chuyển đổi hoàn tất.
• Sau đó, tải xuống file PDF đã chuyển đổi.

Thông tin liên hệ

Những thông tin được chia sẻ trên, có thể đã làm bạn ít nhất hiểu rõ vấn đề của mình, qua đó sử dụng laptop tốt hơn. Đơn vị Khánh Trần với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề sẽ tư vấn và cung cấp cho bạn những dòng laptop Laptop Lenovo Thinkpad t14 gen 4 cao cấp, thích hợp mọi công việc cũng như trải nghiệm người dùng.

Câu hỏi thường gặp