Tin tức
Chuyển Excel sang PDF bị thu nhỏ phải làm sao?
Chuyển Excel sang PDF bị thu nhỏ phải làm sao? Vấn đề này là sự cố khá phổ biến mà bất cứ ai khi dùng Excel cũng có thể gặp phải. Tình trạng này gây ra những khó khăn khi muốn duyệt xem hoặc in tài liệu. Tuy nhiên, bạn có thể tìm hiểu kỹ lưỡng về nguyên nhân gây ra vấn đề này, đồng thời có thể áp dụng cách khắc phục chuyển Excel sang PDF bị thu nhỏ để đảm bảo tài liệu sau khi chuyển đổi giữ nguyên được định dạng và kích thước ban đầu. Tham khảo nguyên nhân và cách khắc phục Chuyển Excel sang PDF bị thu nhỏ được Laptop Thinkpad chia sẻ dưới đây.
Chuyển Excel sang PDF bị thu nhỏ
Việc chuyển đổi từ Excel sang PDF mà không bị thu nhỏ đôi khi đòi hỏi sự điều chỉnh cẩn thận. Bằng cách kiểm tra cài đặt, sử dụng phần mềm chuyển đổi chuyên nghiệp và lựa chọn kích thước trang đúng, bạn có thể giải quyết vấn đề này và đảm bảo rằng tệp PDF xuất ra phản ánh đúng kích thước của tệp Excel gốc. Hãy theo dõi kỹ nội dung bên dưới để trang bị thêm cho mình kỹ năng khi sử dụng Excel để không gặp phải những sự cố phiền toái gây tốn thời gian và giảm hiệu suất công việc.
Tại sao khi chuyển Excel sang PDF bị thu nhỏ?
Khi chuyển đổi tệp Excel sang định dạng PDF và gặp phải vấn đề về kích thước thu nhỏ, có nhiều nguyên nhân có thể gây ra tình trạng này. Một trong những lý do phổ biến là cài đặt in ấn không chính xác trong Excel, tạo ra kích thước giấy không phản ánh đúng khung giấy mong muốn. Ngoài ra, khả năng thu phóng trong Excel cũng có thể ảnh hưởng đến kích thước của tệp PDF – nếu bảng tính toán được thu phóng quá giới hạn, nó có thể dẫn đến giảm kích thước khi chuyển đổi.
Cài đặt trang trong Excel, bao gồm kích thước giấy và chế độ trong, cũng đóng vai trò quan trọng. Nếu không chắc chắn rằng chúng phản ánh tính chính xác mà người sử dụng mong muốn, thì tệp PDF sau khi chuyển đổi có thể bị thu nhỏ mà không mong muốn. Sử dụng máy ảo PDF cũng yêu cầu cân nhắc cài đặt nó, chẳng hạn như kích thước giấy và tỷ lệ phóng to.
Cuối cùng, nếu bạn sử dụng tính năng chuyển đổi tích hợp PDF trong Excel, hãy kiểm tra cài đặt PDF xuất ra để đảm bảo rằng chúng không thực hiện thay đổi kích thước mà bạn không mong muốn. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cần phải điều chỉnh các cài đặt trên hoặc thử nghiệm các công cụ chuyển đổi PDF khác để đảm bảo tạo ra tệp PDF theo kích thước mong muốn.
Cách khắc phục Chuyển Excel sang PDF bị thu nhỏ
Cách 1: Sử dụng tính năng In của Excel
Bước 1: Mở File Excel
Mở file Excel bạn đang muốn chuyển đổi sang định dạng PDF.
Bước 2: Chọn tùy chọn In
Chọn tab “File” (hoặc “Office” tùy phiên bản Excel) và sau đó chọn “In” (Print).
Bước 3: Chọn máy In “Microsoft Print to PDF”
Trong danh sách máy in, chọn “Microsoft Print to PDF” làm máy in mục tiêu.
Bước 4: Cấu hình cỡ giấy
Trước khi nhấp vào nút “In” (Print), đảm bảo bạn chọn cỡ giấy phù hợp với mong muốn của bạn.
Bước 5: In và lưu PDF
Nhấp vào nút “In” để bắt đầu quá trình chuyển đổi và chọn nơi lưu trữ file PDF sau khi quá trình in hoàn tất.
Cách 2: Điều chỉnh cỡ trang trong Excel
Bước 1: Mở Excel và chọn tài liệu
Mở Excel và chọn tài liệu mà bạn muốn chuyển đổi.
Bước 2: Chọn Tab “Ghi chú Trang” (Page Layout) trên thanh công cụ
Bước 3: Điều chỉnh cỡ trang
Trong phần “Kích thước”, chọn cỡ trang mong muốn từ danh sách cỡ trang có sẵn.
Cách 3: Sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF chuyên nghiệp
Bước 1: Mở phần mềm chuyển đổi PDF
Mở phần mềm chuyển đổi PDF như Adobe Acrobat, Foxit PhantomPDF, hoặc SmallPDF.
Bước 2: Chọn tùy chọn chuyển đổi
Chọn tùy chọn chuyển đổi từ Excel sang PDF.
Bước 3: Kiểm tra cài đặt chuyển đổi
Kiểm tra cài đặt chuyển đổi để đảm bảo kích thước trang không bị thay đổi. Điều này thường được thực hiện trong các tùy chọn xuất hoặc in của phần mềm.
Cách 4: Sửa đổi cài đặt In trong Acrobat (nếu đang sử dụng)
Bước 1: Mở Adobe Acrobat:
Mở Adobe Acrobat và chọn “Tệp” > “In” để mở cửa sổ in.
Bước 2: Chọn máy In “Adobe PDF”:
Chọn “Adobe PDF” làm máy in mục tiêu.
Bước 3: Kiểm tra cài đặt về kích thước trang:
Nhấp vào “Thuộc tính” (Properties) và kiểm tra cài đặt về kích thước trang. Đảm bảo chúng phù hợp với mong muốn của bạn.
Bước 4: In và lưu PDF:
Nhấp vào nút “In” để bắt đầu quá trình chuyển đổi và chọn nơi lưu trữ file PDF sau khi quá trình in hoàn tất.
Bằng cách thực hiện đúng các bước trên, bạn sẽ có thể chuyển đổi file Excel sang PDF mà không gặp vấn đề về việc thu nhỏ kích thước trang.
Thông tin liên hệ
Những thông tin được chia sẻ trên, có thể đã làm bạn ít nhất hiểu rõ vấn đề của mình, qua đó sử dụng laptop tốt hơn. Đơn vị Laptop Thinkpad với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề sẽ tư vấn và cung cấp cho bạn những dòng laptop T14 gen 4 cao cấp, thích hợp mọi công việc cũng như trải nghiệm người dùng.
Câu hỏi thường gặp
Để tránh tình trạng chuyển Excel sang PDF bị thu nhỏ, bạn có thể thiết lập một số cài đặt quan trọng trong quá trình chuyển đổi:
1. Trong Excel:
Kiểm tra cỡ trang: Trước khi chuyển đổi, hãy đảm bảo rằng cỡ trang trong Excel phù hợp với mong muốn của bạn. Điều này giúp đảm bảo rằng kích thước trang sẽ được duy trì khi chuyển sang định dạng PDF.
Mở Excel, chọn tab “Ghi chú Trang” (Page Layout), và chọn cỡ trang phù hợp.
2. Trong phần mềm chuyển đổi PDF:
Chọn cài đặt chuyển đổi đúng: Nếu bạn sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF, hãy kiểm tra cài đặt chuyển đổi để đảm bảo rằng không có tùy chọn nào làm thay đổi kích thước trang.
Chọn tùy chọn xuất PDF hoặc in PDF mà không làm thay đổi kích thước.
3. Trong Adobe Acrobat (Nếu Đang Sử Dụng):
Kiểm tra cài đặt In: Nếu bạn sử dụng Adobe Acrobat để in PDF, hãy kiểm tra cài đặt in để đảm bảo rằng không có tùy chọn nào làm thay đổi kích thước trang.
Chọn “Tệp” > “In”, chọn “Adobe PDF” làm máy in, và kiểm tra các cài đặt về kích thước trang.
Chọn “Actual Size” (kích thước thực):Trong cửa sổ in của Adobe Acrobat, đảm bảo bạn đã chọn “Actual Size” (Kích thước thực) thay vì “Fit” (Vừa) để giữ nguyên kích thước thực của trang.
Khi tài liệu Excel được chuyển đổi sang định dạng PDF với kích thước bị thu nhỏ, người dùng có thể gặp phải nhiều phiền toái. Trước hết, khả năng đọc hiểu bị giảm do văn bản và hình ảnh trở nên khó nhận biết. Việc mất mát chất lượng hình ảnh là một vấn đề khác, đặc biệt là đối với tài liệu chứa đồ họa và biểu đồ. Ngoài ra, khả năng in ấn cũng gặp thách thức khi kích thước trang không tương thích với kích thước giấy in, có thể dẫn đến việc cắt bớt nội dung hoặc sự không phù hợp với kích thước giấy.
Chia sẻ tài liệu cũng trở nên khó khăn khi kích thước trang bị thu nhỏ, đặc biệt là khi người nhận muốn in ấn hoặc xem tài liệu trên các thiết bị di động. Mất thông tin cấu trúc trong các bảng, cột, hoặc hàng là một vấn đề khác, gây khó khăn trong việc theo dõi và hiểu bản vẽ cấu trúc của tài liệu.
Tổng cộng, kích thước trang thu nhỏ không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng mà còn làm giảm chất lượng của tài liệu, tạo ra những thách thức không cần thiết trong quá trình làm việc và chia sẻ thông tin.